Institut poradenské psychologie a vzdělávání z. s., IČO 19799829, se sídlem Jaurisova 515/4, Michle, 140 00 Praha 4, zapsaný ve spolkovém rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod spisovou značkou L 82280 (dále jen „správce“ nebo „institut“), jako správce osobních údajů informuje o zpracování osobních údajů podle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, obecného nařízení o ochraně osobních údajů (dále jen „GDPR“), a podle zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.
Kontakt pro otázky týkající se ochrany osobních údajů: e-mail info@ippv.cz, telefon +420 608 952 552, datová schránka xnxjai6. Správce nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů, protože podle svého posouzení nesplňuje podmínky povinného jmenování pověřence.
Správce zpracovává osobní údaje klientů, zájemců o služby, zákonných zástupců, dětí, dospívajících, studentů, pedagogů, škol, školských zařízení, institucí, účastníků vzdělávacích programů, osob zapojených do odborné praxe, smluvních partnerů a dalších osob, které institut kontaktují osobně, telefonicky, e-mailem, prostřednictvím webového formuláře nebo jiným způsobem.
Zpracovávanými údaji mohou být zejména jméno, příjmení, titul, telefonní číslo, e-mailová adresa, adresa, identifikační údaje školy, školského zařízení, instituce nebo smluvního partnera, údaje o objednané službě, preferovaný termín, údaje uvedené v objednávkovém nebo kontaktním formuláři, údaje související s platbou, fakturací, smluvním vztahem, účastí na vzdělávacím programu, odbornou praxí, spoluprací se školou nebo institucí, a další údaje nezbytné pro přípravu, realizaci, vyhodnocení a administraci služby.
Vzhledem k povaze poskytovaných služeb mohou být v nezbytném rozsahu zpracovávány také údaje týkající se psychického stavu, zdravotního stavu, vzdělávacích obtíží, speciálních vzdělávacích potřeb, rodinné situace, krizové situace, vztahových okolností, traumatizující zkušenosti, školního klimatu, vztahů ve třídě, výskytu šikany, ohrožení dítěte nebo jiné citlivé životní situace.
Uvedené údaje představují zvláštní kategorii osobních údajů ve smyslu čl. 9 GDPR a jsou zpracovávány pouze tehdy, pokud je jejich zpracování nezbytné pro konkrétní odbornou službu a pokud je splněn odpovídající právní důvod podle právních předpisů. V případech, kdy není dán jiný zvláštní právní důvod, jsou tyto údaje zpracovávány na základě výslovného souhlasu subjektu údajů, případně zákonného zástupce.
Osobní údaje jsou zpracovávány zejména za účelem objednání služby, komunikace se zájemcem nebo klientem, sjednání termínu, poskytování psychologického poradenství, poradensko psychologické a orientační diagnostické činnosti, krizové intervence, psychotraumatologického poradenství, psychosociální podpory, školně psychologických konzultací, sociometrického šetření, prevence a řešení šikany, vzdělávacího a kariérového poradenství, odborných konzultací, vzdělávacích programů, kurzů, seminářů, workshopů, odborné praxe studentů, spolupráce se školami, školskými zařízeními, rodinami a institucemi, přípravy odborných výstupů, písemných doporučení a stanovisek, vedení nezbytné evidence, zajištění plateb, účetnictví, plnění právních povinností, ochrany právních nároků a bezpečného provozu webových stránek.
Právním základem zpracování běžných osobních údajů je zejména jednání o poskytnutí služby nebo plnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR, plnění právních povinností podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR, oprávněný zájem správce podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR a v případech, kdy je to vyžadováno, souhlas podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR.
Právním základem zpracování zvláštních kategorií osobních údajů může být podle povahy konkrétní služby zejména výslovný souhlas podle čl. 9 odst. 2 písm. a) GDPR, nezbytnost zpracování pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků podle čl. 9 odst. 2 písm. f) GDPR, ochrana životně důležitých zájmů podle čl. 9 odst. 2 písm. c) GDPR nebo jiný právní důvod odpovídající povaze konkrétní služby. Výslovný souhlas se zpracováním zvláštních kategorií osobních údajů je získáván odděleně od potvrzení seznámení s obchodními podmínkami, pokud je souhlas v konkrétní situaci právním základem zpracování.
Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování provedeného před jeho odvoláním. Pokud je určitý údaj nezbytný pro poskytnutí sjednané odborné služby, může odvolání souhlasu nebo neposkytnutí údaje znamenat, že službu nebude možné poskytnout v požadovaném rozsahu nebo kvalitě.
Při práci s dětmi a dospívajícími mohou být zpracovávány osobní údaje nezletilé osoby, údaje jejích zákonných zástupců a údaje související se školním, rodinným, poradenským, orientačně diagnostickým nebo krizovým kontextem. Zpracování probíhá pouze v rozsahu nezbytném pro sjednanou službu, odbornou konzultaci, podporu školy, spolupráci se zákonnými zástupci nebo jiný oprávněný účel.
Při zpracování údajů nezletilých osob je kladen zvýšený důraz na přiměřenost, důvěrnost, ochranu soukromí a nejlepší zájem dítěte. Podle povahy služby může být vyžadován souhlas zákonného zástupce, ověření oprávnění objednatele nebo jiný odpovídající právní podklad.
Objednávkový formulář slouží k základnímu objednání služby, sjednání termínu a navázání komunikace. Do poznámky ve formuláři nemají být uváděny podrobné informace o zdravotním stavu, psychickém stavu, traumatu, rodinné situaci, škole, třídním kolektivu, výskytu šikany ani jiné citlivé údaje. Podrobnosti jsou řešeny až v rámci odborné komunikace nebo konzultace.
Online konzultace probíhají výhradně prostřednictvím platformy Jitsi Meet. Online forma je určena pouze pro individuální konzultační služby, u nichž je tato forma předem nabízena nebo výslovně sjednána. Klientovi je pro konkrétní sjednanou online konzultaci zaslán individuální odkaz. Při online komunikaci mohou být zpracovávány technické a provozní údaje nezbytné pro uskutečnění videohovoru, zaslání odkazu, připojení účastníka a zajištění průběhu konzultace. Institut nepořizuje z online konzultací zvukový, obrazový ani jiný záznam, pokud nebylo předem výslovně a prokazatelně dohodnuto jinak. V závislosti na použitém technickém řešení může docházet ke zpracování údajů také technickým provozovatelem platformy Jitsi Meet, a to v rozsahu nezbytném pro provoz této služby.
Příjemci osobních údajů mohou být odborní spolupracovníci institutu, administrativní spolupracovníci, účetní, právní poradci, osoby zajišťující správu webových stránek, správu informačních systémů, e-mailové služby, technické zajištění platformy Jitsi Meet, hosting, bankovní služby a další technické nebo odborné služby. Osoby zapojené do odborné praxe mohou mít přístup k údajům pouze v nezbytném rozsahu, pokud je jejich účast na službě předem přiměřeně oznámena a pokud jsou zavázány mlčenlivostí.
Osobní údaje mohou být předány školám, školským zařízením, zákonným zástupcům, smluvním institucím, orgánům veřejné moci nebo jiným osobám pouze tehdy, pokud k tomu existuje právní důvod, smluvní základ, souhlas dotčené osoby nebo jiná oprávněná okolnost. U služeb, poskytovaných školám, školským zařízením, institucím nebo organizacím se rozsah předávání údajů a výstupů sjednává podle povahy služby a účelu spolupráce.
Osobní údaje jsou uchovávány pouze po dobu nezbytnou k naplnění účelu, pro který byly získány, a následně po dobu vyžadovanou právními předpisy nebo potřebnou k ochraně právních nároků.
Poptávky a běžná komunikace, která nevede k poskytnutí služby, jsou uchovávány zpravidla nejdéle po dobu 6 měsíců od poslední komunikace. Údaje související s poskytnutou službou jsou uchovávány po dobu trvání spolupráce a následně zpravidla po dobu 3 let od jejího ukončení, pokud právní předpis, povaha služby, ochrana právních nároků nebo oprávněný zájem nevyžadují dobu delší.
Účetní a daňové doklady jsou uchovávány po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy. Odborné výstupy, doporučení, stanoviska, diagnostické podklady a poradenská dokumentace jsou uchovávány zpravidla nejdéle po dobu 5 let od ukončení spolupráce, pokud právní předpis, smluvní vztah, informovaný souhlas, ochrana právních nároků nebo povaha konkrétní služby nevyžaduje dobu jinou.
Poskytnutí osobních údajů je dobrovolné, pokud právní předpis nestanoví jinak. Bez poskytnutí údajů nezbytných pro objednání, komunikaci, uzavření smluvního vztahu, poskytnutí služby, vystavení dokladu nebo splnění právní povinnosti však nemusí být možné požadovanou službu řádně poskytnout.
Souhlas se zpracováním osobních údajů, pokud je v konkrétní situaci vyžadován, je dobrovolný a lze jej kdykoli odvolat, aniž by tím byla dotčena zákonnost zpracování provedeného před jeho odvoláním.
Dotčená osoba má právo požadovat přístup ke svým osobním údajům, opravu nepřesných údajů, doplnění neúplných údajů, výmaz osobních údajů, omezení zpracování, přenositelnost údajů, pokud jsou splněny zákonné podmínky, a právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu.
V případě zpracování založeného na souhlasu má dotčená osoba právo souhlas kdykoli odvolat. Žádosti jsou vyřizovány bez zbytečného odkladu, zpravidla nejpozději do jednoho měsíce od jejich obdržení. Při uplatnění práv může být požadováno přiměřené ověření totožnosti žadatele.
Dotčená osoba má dále právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, pokud se domnívá, že při zpracování jejích osobních údajů došlo k porušení právních předpisů o ochraně osobních údajů.
Osobní údaje nejsou zpracovávány automatizovaným způsobem, který by měl právní nebo obdobně významné účinky na dotčenou osobu, a nejsou předmětem profilování.
Správce nemá v úmyslu předávat osobní údaje do třetí země nebo mezinárodní organizaci, pokud takové předání není nezbytné v souvislosti s použitím konkrétní technické služby, zejména e-mailové, hostingové, cloudové služby nebo technického zajištění platformy Jitsi Meet. V takovém případě probíhá předání nebo jiné zpracování údajů pouze v nezbytném rozsahu a za podmínek stanovených právními předpisy o ochraně osobních údajů.
Webové stránky institutu nepoužívají analytické, marketingové ani reklamní cookies a neprovádějí sledování návštěvníků za účelem vytváření uživatelských profilů nebo cílené reklamy. Pro základní technické fungování webových stránek mohou být zpracovávány pouze nezbytné technické údaje, zejména údaje související se zobrazením webu, bezpečností webu, ochranou formuláře, serverovými záznamy nebo ochranou proti zneužití.
Pokud by v budoucnu došlo k zavedení analytických, marketingových nebo obdobných netechnických cookies, budou návštěvníci webu předem informováni, a tam, kde to právní předpisy vyžadují, bude vyžádán jejich souhlas.
Osobní údaje jsou chráněny přiměřenými technickými, organizačními a administrativními opatřeními proti neoprávněnému přístupu, ztrátě, zničení, změně, zneužití nebo neoprávněnému zpřístupnění.
Žádosti a dotazy týkající se ochrany osobních údajů lze zasílat na e-mail info@ippv.cz, písemně na adresu Institut poradenské psychologie a vzdělávání z. s., Jaurisova 515/4, Michle, 140 00 Praha 4, nebo prostřednictvím datové schránky xnxjai6.
Tyto zásady ochrany osobních údajů mohou být aktualizovány podle změn právních předpisů, provozu institutu, rozsahu poskytovaných služeb nebo používaných technických nástrojů. Aktuální znění je vždy zveřejněno na webových stránkách institutu.
Platnost od 16. července 2026